Cómo establecer un proceso de adquisición libre de prejuicios

Las tiernas protestas contra el proceso de adquisiciones a menudo se centran en quejas parcialidad que conducen a decisiones de selección incorrectas. Por ejemplo, en 2017, la Oficina de Responsabilidad Gubernamental (GAO, por sus siglas en inglés) publicó un informe que encontró que las «malas decisiones de selección» eran una de las 4 razones principales para el éxito de las protestas por licitaciones, y más del 22 % de las protestas por licitaciones tuvieron éxito ese año.

Como resultado, es extremadamente importante que los funcionarios de contratación protejan el proceso de contratación de prejuicios. Sin embargo, sus esfuerzos por hacerlo a menudo fallan, dejándolos vulnerables a las protestas de las ofertas. Como ejemplo, consideremos la protesta contra la propuesta de Medicaid administración contrato por valor de más de 20 mil millones de dólares. Tengo conocimiento personal de este caso ya que he tenido el honor de servir como testigo experto en el tema del sesgo en las impugnaciones de licitaciones.

¿Qué es el sesgo de adquisición?

Comencemos con la definición de sesgo. Sesgo significa usar criterios o información inapropiados en Toma de decisiones lo que conduce a decisiones irracionales, arbitrarias y caprichosas. Puede significar un sesgo intencional, es decir, un punto de vista sesgado y preconcebido destinado a sopesar a favor o en contra de una elección particular.

Sin embargo, el sesgo es a menudo implícito. Aquí es donde el tomador de decisiones no toma medidas para proteger el proceso del sesgo y luego, sin saberlo, emite juicios sesgados. De hecho, pueden estar haciendo todo lo posible para tomar la decisión más precisa posible. Pero debido a que no tomaron medidas para proteger la estructura del proceso de toma de decisiones del sesgo, el proceso lleva a conclusiones innegablemente sesgadas. Para evitar el sesgo, cualquier proceso debe estar estructurado para eliminar tanto los sesgos intencionales como los no intencionales.

Los patrones específicos que conducen a decisiones irracionales son llamados sesgos cognitivos por científicos del comportamiento y científicos cognitivos como yo. Como describo en mis libros, los sesgos cognitivos se refieren a errores de juicio peligrosos que surgen de nuestro trasfondo evolutivo y la estructura de nuestras mentes. Nuestros cerebros están adaptados al entorno de la sabana, no al entorno moderno, por lo que nuestros procesos mentales tienden a cometer errores sistemáticos en el mundo moderno.

Afortunadamente, los científicos han encontrado recientemente métodos efectivos para superar tales sesgos mediante la práctica de la eliminación de sesgos. Cualquier proceso de adquisición puede protegerse del sesgo mediante la integración de tales técnicas.

Prejuicios comunes en el proceso de contratación

No le sorprenderá que el primer paso para eliminar el sesgo en las compras implique estudiar los sesgos cognitivos. Después de todo, sin conocer las formas específicas en que nuestras mentes nos desvían, los compradores no podrán evitar decisiones sesgadas.

Uno de los mayores sesgos cognitivos en la compra se conoce como sesgo de confirmación. Este punto ciego mental hace que los funcionarios de adquisiciones busquen información sobre los solicitantes que confirme sus creencias y suposiciones iniciales e ignoren la información que no lo haga. El problema es obvio: las creencias y suposiciones iniciales pueden resultar erróneas. Si los funcionarios de adquisiciones solo pudieran confiar en su instinto, no necesitaríamos un proceso de adquisiciones en absoluto.

Un punto ciego mental relacionado se conoce como sesgo de creencia, lo que hace que evalúemos argumentos o afirmaciones en función de nuestras creencias previas sobre su calidad en lugar de los hechos. Por lo tanto, un funcionario de adquisiciones al que le guste o no un solicitante puede adjudicar un contrato basándose en esta decisión inicial sin revisar los detalles de la solicitud.

Otro peligroso error de juicio pendiente de anclaje, hace que nuestra mente se adhiera a la información inicial que tenemos sobre el tema. Por lo tanto, es importante organizar el proceso de contratación de tal manera que la información inicial sobre los solicitantes no esté a favor de ningún solicitante en particular. De manera similar, el sesgo de creencia hará que los funcionarios de adquisiciones que evalúen a los oferentes traten la primera oferta como la línea de base al considerar todas las demás ofertas. Por eso es tan importante que diferentes evaluadores evalúen a los solicitantes en diferentes órdenes.

El sesgo de disponibilidad hace que busquemos información que sea más fácil de encontrar en nuestro memoria. Tener criterios claros para recordarnos información adicional que debemos considerar es una forma de mitigar este problema.

efecto halo y efecto cuerno constituir un peligro particular para las compras sin procedimientos ciegos; en otras palabras, cuando los evaluadores saben identidad cada solicitante. El efecto halo se refiere al hecho de que cuando nos gusta cierta característica de una opción, tendemos, sin saberlo, a tener una visión demasiado favorable de la opción en su conjunto; el «efecto cuerno» significa que cuando tenemos una percepción negativa de una característica de una opción, tenderemos a ser demasiado negativos sobre la opción en su conjunto. Si conocemos la identidad de ciertos solicitantes, permitiremos que nuestras impresiones sobre sus características influyan en los resultados.

Sesgos que afectan la toma de decisiones grupales en el proceso de contratación

Un peligro particular para la toma de decisiones grupales en adquisiciones, como la evaluación por consenso, es un fenómeno conocido como pensamiento grupal. Este concepto se refiere a las opiniones de las personas de un grupo que se unen en torno al punto de vista de la persona más influyente del grupo.

El pensamiento grupal está impulsado por el deseo de consenso entre un grupo de personas, donde hay personas con más poder y otras con menos. Esto a menudo conduce a un resultado sesgado debido a errores no intencionales (o, a veces, intencionales) presión de grupo efectos en los que algunos evaluadores pueden dudar sobre las creencias de aquellos con más poder, pero están de acuerdo en mantener la paz.

Un problema relacionado se denomina sesgo de autoridad, que es la tendencia de las personas a obedecer a quienes perciben como autoritarios. Si hay una fuente de autoridad en la reunión de consenso, como un evaluador que también es un gerente de alto nivel o un facilitador de la reunión de consenso, esta autoridad puede influir fuertemente en los evaluadores y conducir a un resultado sesgado.

Muchos funcionarios de adquisiciones son deliberadamente indiferentes al sesgo

Si busca en Google «sesgos cognitivos», encontrará más de 75 millones de resultados. A pesar de la amplia disponibilidad de información sobre los sesgos cognitivos, los funcionarios de adquisiciones en el caso de un contrato de Medicaid de más de $ 20 mil millones no tomaron ni siquiera los pasos más básicos para abordarlos, como aprender sobre estos sesgos cognitivos.

El Departamento de Medicaid del estado ha contratado a una reconocida firma consultora como experta para facilitar el proceso de adquisición. Dos empleados de la empresa consultora, Jane y Doe, fueron facilitadores clave.

A Jane, quien presidió la reunión de consenso y fue la directora principal del contrato, se le preguntó sobre su experiencia testificando. Se describió a sí misma como una experta con una importante experiencia “trabajando en comités de evaluación y diversos procesos en los que tenemos que lidiar con la detección de sesgos”.

Sin embargo, cuando se le preguntó si tenía alguna capacitación formal en evaluación de adquisiciones, dijo que no. Cuando se le preguntó qué era el «sesgo de confirmación», quizás el sesgo cognitivo más conocido, respondió: «No sé a qué te refieres con eso». Cuando se le preguntó si tenía alguna formación en prejuicios, dijo que no.

Dada su autoadmitida falta de comprensión de la capacitación en sesgo o incluso de una comprensión básica de conceptos fundamentales como el «sesgo de confirmación», ¿cómo podría proteger eficazmente el proceso de adquisición del sesgo intencional o no intencional?

¿Quizás su coautor en la reunión de consenso de Dow tenía más experiencia en abordar el sesgo? Lamentablemente no. En su testimonio, señaló que no consultó con expertos en prejuicios ni recibió capacitación sobre prejuicios. Cuando se le preguntó si sabía qué era el sesgo de anclaje, dijo que no, a pesar de que el sesgo de anclaje es una de las amenazas más peligrosas para una adquisición exitosa. Del mismo modo, cuando se le preguntó sobre otros sesgos cognitivos, indicó que no podía identificar ninguno de los que había escuchado. Además, señaló que su firma de consultoría no tiene una política de volver al proceso de adquisición para revisarlo en busca de posibles sesgos.

Hacer que el proceso de contratación esté libre de sesgos es una condición necesaria para evitar protestas en las licitaciones

No es que los compradores hayan ignorado por completo el sesgo. Un evaluador, que también se desempeñó como director médico del estado, testificó que para proporcionar $20 mil millones en fondos de Medicaid, «eliminar el sesgo sería otra cosa importante»; y que «el proceso de contratación fue diseñado para ser lo más objetivo posible». Un funcionario independiente que gestionó el proceso de contratación testificó que “toda la [procurement] el proceso fue diseñado para evitar el sesgo».

Pidieron a los evaluadores que firmaran un documento declarando que eran imparciales. También pidieron a los evaluadores que no se comunicaran externamente durante el período de evaluación.

Sin embargo, la ausencia educación sobre el sesgo – un defecto fatal. Si los estimadores, facilitadores y otros funcionarios de adquisiciones no saben contra qué protegerse, ¿cómo pueden protegerse contra ello?

De hecho, el litigio de impugnación de ofertas reveló un sesgo significativo en el proceso de adquisición que podría haberse evitado con algo de educación e intervención basada en esa educación. La falta de preocupación por eliminar el sesgo le costó muy caro al departamento estatal de Medicaid en el litigio que siguió a la adjudicación del contrato.

Conclusión

Las «decisiones de selección incorrectas» son una de las cuatro razones principales para respaldar las protestas de licitación presentadas ante la Oficina de Responsabilidad Gubernamental (GAO), pero los esfuerzos de los funcionarios de adquisiciones para proteger las adquisiciones de los sesgos son inadecuados. A pesar de la intención de los árbitros de tomar la decisión óptima, el resultado adolece de sesgos intencionales y no intencionales, o mejor dicho, sesgos cognitivos.

Reconocer estos puntos ciegos mentales es el primer paso para prevenir decisiones sesgadas. Esta lista incluye sesgo de confirmación, sesgo de creencia, sesgo de anclaje, sesgo de disponibilidad, efecto halo y efecto cuerno, entre otros. De manera similar, la evaluación por consenso y el sesgo de poder pueden conducir a un resultado sesgado en la toma de decisiones del grupo en el proceso de adquisición.

Si bien esta información está fácilmente disponible, incluso los consultores contratados por los estados para facilitar la adquisición de contratos como Medicaid a menudo carecen de la conciencia y la capacitación formal para evaluar e identificar el sesgo de adquisición. Sin duda, esta falta de comprensión por parte de los funcionarios hace que los contratos de adquisiciones sean susceptibles de sesgos que de otro modo podrían evitarse.